Как прошить документы нитью — с 2, 3, 4 проколами и на уголок. Как прошить документы нитками.

Если сшивание документов с двумя отверстиями не является большой проблемой и может быть выполнено новичками, то с большим количеством отверстий возникают вопросы. Чтобы понять, как заправлять скобы в 3 и более отверстий, необходимо научиться делать это простым способом.

Как прошить документы нитками

Вопрос о том, как юридически правильно сшивать документы, чаще всего задают бухгалтеры, предприниматели и специалисты в организациях. В офисной работе все документы, состоящие более чем из одной страницы, должны быть переплетены и скреплены печатью. Кроме того, сшивание является обязательным при подготовке некоторых дел для аудиторских органов.

Сшивание документов необходимо для того, чтобы страницы не были испорчены, не были потеряны или «остатки» страниц не были вставлены в важные документы. Чем важнее конкретное дело, тем больше в нем отверстий для скрепок.

В соответствии с применимыми требованиями к многостраничным документам Агентство подготовило список документов, которые должны быть сшиты:

• документ, фиксирующий поступления и выплаты денежных средств; — кассовая книга,
• счета-фактуры и сертификаты,
• различные виды бухгалтерских отчетов, включая предварительные отчеты,
• данные планирования — расписание работы персонала,
• документы для участия в тендерах с ограниченным участием,
• заявления любого рода.

Как связать договор

Какие документы регулируют прошивание

Хотя существует большое количество документов о том, как скреплять документы, они не являются правовыми актами, а всего лишь рекомендациями. Однако в силу принятых традиций деловых операций такой порядок оформления договоров и важных документов является обязательным для всех участников деловых отношений.

Важно. Ключевым нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно сшивать документы, является Постановление Федеральной налоговой службы от 18.04.2003.

Примеры нормативных актов также можно найти в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года, а также в Стандарте на правила ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще один документ, который носит рекомендательный характер, — Приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/25 от 25.01.2012.

Кроме того, правила и протоколы в узкоспециализированных областях, таких как банковское дело, могут регулироваться другими ведомственными постановлениями и законами. Например, для Центрального банка России существует положение Центрального банка России, в котором подробно описана процедура обработки различных видов документов.

Как правильно сшить документы нитками

Для подачи документов вам потребуется следующий перечень материалов:

• пачка бумаги для шитья,
• специальная игла 100 x 125 мм
• 100 x 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см, 100 см.
• Жидкий клей для бумаги,
• Лист бумаги формата A4.

Существуют различные типы швов:

• 2 отверстия,
• 3 отверстия,
• 4 отверстия,
• 5 отверстий.

Это важно: при сшивании документов следите за тем, чтобы нить не была слишком тугой, но и не провисала и не ослабевала. Необходимо оставить 2 длинных конца нити, чтобы закрепить их с помощью бумаги и клея.

При подаче тендерной документации часто используются термостеплеры, т.е. те же сшивающие механизмы, но закрепленные клеем. Эта форма предназначена для конвертов объемом 80-100 листов и более.

Какая документация подлежит сшиванию

В современной офисной практике существует множество вариантов подачи документов:

• Сдача в архив,
• Представление в банки и финансовые учреждения,
• отчетность перед налоговыми органами и учреждениями.

Для шитья используются нитки, шнуры, ленты и специальные машинные инструменты.

Сшиваются следующие типы документов:

• Формы бухгалтерского учета,
• счета-фактуры,
• кассовые книги,
• заказы (все виды заказов),
• техническое задание,
• декларации (включая годовую отчетность),
• штатное расписание.

Кроме того, документы, подаваемые для участия в тендерах и некоторых других мероприятиях, должны быть сшиты.

Законодательные нормы

Хотя перечень указов и законов, регулирующих порядок оформления документов и их обязательное сшивание, достаточно обширен, некоторые из них остаются неизменными на протяжении многих лет.

Базовым документом для современного бухгалтерского учета считается Постановление МНС России от 18 апреля 2003 года, которое регламентирует хранение отдельных видов документов, в том числе порядок их заполнения и сшивание листов.

В базовый список также входят следующие законодательные акты:

• Государственный стандарт ГОСТ Р51141-98, который содержит основные понятия и терминологию,
• Постановление Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/25, отменяющее обязательное сшивание ряда документов, представляемых в налоговые органы для регистрации индивидуального предпринимателя или юридического лица.

Следует отметить, что, несмотря на отмену, налоговые органы предпочитают работать с чистыми документами.

Для некоторых отраслей бюрократии порядок хранения и сшивания документов подробно описан в соответствующих нормативных актах. Например, банковские документы оформляются в соответствии с указанием Центрального банка России.

Стандарты для госучреждений

Документы, поданные в государственные органы, подчиняются иным стандартам, чем архивы или внутренние документы.

Правила подачи документов в суд или налоговые органы предусматривают:

• Шитье по методу 3-х отверстий,
• расстояние между отверстиями не должно превышать 30 мм,
• швы прошиваются нитками или тонкой веревкой,
• нить проставляется на последней странице депозита на листе бумаги размером 30х50 мм, с подписью и печатью.

При передаче бухгалтерских документов в бухгалтерию узел сшивки должен быть заклеен туалетной бумагой. Это обязательное требование.

Чтобы прошить документы ниткой через три отверстия, необходимо пропустить иглу через среднее отверстие на спине, а затем вывести ее через верхнее отверстие на лицевой стороне. Протяните нить через нижнее отверстие к заднему, а затем спереди к среднему отверстию. Оставьте длину около 7 см и завяжите ее.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удалите излишки. Возможно, что документы хранились в конвертах с файлами до сегодняшнего дня. Пока еще рано изымать у них документы. Сначала пролистайте каждую папку и удалите черновики, копии документов, заметки, а из самих документов — скрепки и скобы.
• Разделите файлы на тома. На этом этапе определите, сколько томов дела у вас в итоге получится и как лучше разделить документы по томам: по месяцам, по количеству листов, по противоположной стороне, по фамилии и т.д. Согласно пункту 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила 2015 года), дело не может содержать более 250 листов.

Совсем необязательно разрабатывать систему разделения документов на тома, если вы следуете этому правилу. Равномерное распределение листов позволяет, с одной стороны, сделать тома примерно одинаковой толщины, а с другой стороны, облегчить поиск документов в архиве. Так, если файл содержит около 300 листов, лучше создать два тома по 150 листов в каждом вместо 250 и 50.

Затем аккуратно извлеките документы из папок, распределите их по носителям информации и подойдите к картотеке.

Ассортимент специальных канцелярских принадлежностей для скоросшивателей в торговле невелик, но вы можете выбирать на свой вкус.

• Машины для переплета файлов. Объем корпуса крепится к ним и сверлится. Машина может быть ручной (для сверления нужно повернуть специальную ручку, рис. 7) или электрической (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения экспертов об этих машинах расходятся: одни считают их практичными, другие — наоборот. Но отверстие, сделанное путем сверления, выглядит более аккуратным и опрятным, чем отверстие, сделанное с помощью станка.

• Коробки для хранения. Готовые тома можно просто поставить на полку или дополнительно упаковать в коробки. Существует множество типов коробок. Например, коробка с завязками, в которой хранится несколько сшитых вместе томов папок (рис. 9).

На рынке также представлены большие коробки с откидными крышками (рис. 10). Эта коробка может вмещать 10 и более томов.

Коробки с откидной крышкой позволяют легко получить доступ к нужному объему или пачке, не снимая коробку с полки. Некоторые коробки даже имеют специальные кронштейны, которые можно использовать для соединения коробок, чтобы сформировать полку (рис. 11).

Кожанова Е.Н., специалист по ПОУ и управлению человеческими ресурсами

После сшивания нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов находится в картотеке, и его наличие служит заменой официальной печати.

Шаг 1. Нумерация листов

Документы должны быть уложены равномерно в смысловом или хронологическом порядке, а арабские цифры должны быть расположены в правом верхнем углу. Целостность текста не должна нарушаться.

При выполнении процедуры необходимо соблюдать следующие правила:

• Нумеровать нужно только листы, не обязательно помечать каждую страницу.
• Дела должны быть разделены на тома, если количество документов превышает 250 страниц.
• Инвентарь не обязательно должен быть пронумерован.
• Листы большой ширины также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но сложены и сшиты с одного края.
• Номер должен быть проставлен на обратной стороне документа в левом верхнем углу, если большое изображение, например, рисунок, графика или фотография, занимает весь лист.
• При сшивании писем необходимо вынуть бумаги из конверта и пронумеровать их, а также сам конверт.
• Иногда между бумагами находятся большие карты, состоящие из склеенных между собой кусочков. Эта бумага имеет общий номер, но количество листов должно быть указано в примечаниях.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неправильный номер или используя буквенное обозначение, если пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Характер документа может быть различным: следует рассмотреть вопрос о том, будет ли опись направлена в государственное учреждение, хранилище или другую организацию. Документ обычно содержит следующую информацию:

• Информация об отправляющей и получающей организации (отправитель/получатель),
• аннотация (как называется запись, резюме),
• список документов в табличной форме,
• дата создания,
• количество листов.

В конце листа автор должен оставить подпись и расшифровку

Шаг 3. Сшивание

Для скрепления документов разной важности и количества используются различные методы сшивания. Давайте рассмотрим наиболее распространенные методы сшивания документов.

На уголок

При работе с небольшим количеством документов, не имеющих большого значения для компании, можно использовать самый простой метод переплета «в угол». Например, школьные доклады, написанные на отдельных листах, или устав компании скрепляются таким образом.

Для этого сложите бумагу в ровную стопку и загните левый край, чтобы получился угол. Затем сделайте два отверстия и проденьте нить через созданные отверстия.

Хвостики» должны быть закреплены с обратной стороны бумажной печатью (кусочком склеенной бумаги).

Сшейте деталь для угла

Другой вариант — если вы делаете только одно отверстие в углу. Протяните через отверстие сложенную вдвое ленту или бечевку и втяните получившуюся петлю в угол бумаги. Прикрепите концы ленты, как обычно.

В две дырки

Сначала нужно сделать два отверстия на расстоянии 1 см от края с помощью иглы или дырокола.

Нитку следует намотать так, чтобы получилась петля, а концы оказались на обратной стороне листа. Плотно свяжите концы бечевки вместе и закрепите их кусочком уплотнительной бумаги.

В три дырки

Теперь отметьте положение трех отверстий на левой стороне. Оставьте 3 см между самими отверстиями.

Затем вставьте нить с обратной стороны бумаги в среднее отверстие и проведите ее в нижнее отверстие. Затем с обратной стороны пропустите нить через верхнее отверстие, снова через среднее отверстие, но уже с другой стороны. Свяжите концы вместе и закрепите их с помощью крепления (например, с помощью листа бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» должна быть не менее 7 см.

В четыре дырки

Сделайте четыре отверстия на расстоянии 1,5-2 см друг от друга и пропустите нить через заднюю часть второго отверстия. Затем проведите иглу через первое отверстие, затем через второе, третье, четвертое и снова выведите через третье отверстие. Свяжите концы вместе и закройте их.

В пять дырок

Этот метод используется для самых плотных и важных стопок документов, например, бухгалтерских файлов. Для скрепления такого количества бумаги обычно требуется степлер. Чтобы отметить положение точек перфорации, оставьте по 2 см от верхнего и нижнего края листа на полях, затем отметьте центр между ними, а затем центр получившихся секций.

Проденьте нить через заднюю часть в центральное отверстие, оставив запас около 10 см. Игла должна входить сзади в первое отверстие, сверху во второе, а затем в среднее отверстие. Теперь вы закончили с одним наконечником.

Теперь повторите свои действия в порядке зеркала: пропустите нить в нижнее отверстие, затем во второе, завяжите образовавшиеся «хвостики» на спине и закройте их узлом.

Шаг 4. Заверение

Печать представляет собой небольшой прямоугольный кусочек бумаги, прикрепленный к узлу на обратной стороне бумаги. На нем должно быть указано количество листов цифрами и буквами, местонахождение лица, сшившего бумагу, его имя и подпись. При необходимости на нем также должна быть проставлена печать компании или организации.

Для сшивания можно использовать нитки, веревки или ленты. Каждый этап следует выполнять тщательно и тщательно проверять качество. Сама техника сшивания должна препятствовать снятию, замене или изменению одного или нескольких листов.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для выполнения процедуры необходимо сначала ознакомиться с соответствующей документацией, а затем выбрать инструменты. Тип инструментов часто зависит от толщины и важности конкретного документа. Например, для очень тонкой бумаги проще использовать иглу, а для бумаги среднего размера — перфоратор. Объемные, толстые конверты скрепляются с помощью отвертки и довольно толстой веревки.

Обычно шитье осуществляется с помощью следующих компонентов и оборудования:

• Сверление с отверстием,
• ножницы,
• степлер,
• нить или тесьму,
• игла,
• молоток,
• клей.

Для сверления отверстий в особо толстых блоках иногда используется дрель. Однако его использование требует осторожности, умения и правильного диаметра сверла. Что касается клея, то правила очень просты. Резиновый клей запрещен, так как он может отпечататься на других листах. Хорошие варианты: обычная печать на ПВА, казеиновая и силикатная. У каждого из них есть свои сильные и слабые стороны, но в целом все они примерно одинаковы.

Важно: силикатный клей оставляет желтую корку, а свинцовый не обеспечивает необходимую для защиты степень фиксации.

Существуют также специальные требования к нити. Он должен быть достаточно плотным, очень прочным и не рыхлым. Этим критериям отвечает лавсановая лента. Если такой возможности нет, следует использовать толстую пряжу. Хлопковая пряжа также подходит, но только если она была сложена в несколько раз (для утолщения и повышения прочности на разрыв).

Это важно: ручной метод с использованием нити не является единственно возможным решением. Для шитья были изобретены специальные машины и приспособления. Некоторые из них крепят отдельные листы с помощью пружины, пластиковой или металлической (первый вариант можно легко продлить на обратную сторону), другие предлагают клеевую сшивку без швов.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Основное различие между этими двумя методами заключается в количестве отверстий и расстоянии между ними. В соответствии с этим критерием существуют методы для 2, 3, 4 и 5 отверстий. Кроме того, иногда используется угловой вариант шва. Однако он подходит только для ограниченного количества документов (не для конвертов и отчетов).

В две дырки

Самая простая версия. Подходит для управления внутренними документами, которые в будущем не должны быть переданы наружу.

• Печать документа, упорядочивание листов,
• Пробивка отверстий перфоратором,
• Нарезание резьбы,
• завяжите узел на нити (он не должен находиться на лицевой стороне),
• вырезать лист из скоросшивателя,
• Приклейте его поверх узла так, чтобы концы нити не были полностью закрыты (они должны заканчиваться внизу).
• Заполните лист для шитья.

Позиции, которые необходимо заполнить, уже напечатаны на швейном листе. Теперь остается только сделать соответствующие отметки. Рекомендуемый цвет пасты — синий или черный. Обычно это регулируется правилами, разработанными самой компанией. Если такого документа нет, работа выполняется синим карандашом.

Если нет складного листа, вырезается кусок белой бумаги размером 3х5 см. Затем она приклеивается и помечается «сшито и пронумеровано». Также номер страницы, а также данные и подпись ответственного лица, дата. В верхней части имеется штамп.

Важно! Вместо печати можно также использовать сургучную печать, но это считается устаревшей и менее надежной формой запечатывания.

В три прокола

В качестве первого шага рекомендуется определить, где должны располагаться отверстия. В идеале они должны располагаться по центру, если нет необходимости размещать их в другом месте. Они также должны быть расположены на одинаковом расстоянии друг от друга. Они всегда должны располагаться на левом поле документа.

Пошаговая иллюстрация процесса:

• Проколите иглой ровно посередине левого края листа (игла входит сзади и выходит спереди),
• сделайте второй прокол (игла входит с лицевой стороны бумаги и выходит с обратной),
• сделайте третий прокол (игла входит сзади и выходит спереди),
• Снова вставьте иглу в отверстие 1,
• завяжите узел (оставьте не менее 7 см нити),
• приклейте откидную пластину,
• проверить.

В четыре

• Пунш,
• Пропустите иглу через изнанку (она должна войти во 2-е отверстие справа налево),
• вставьте иглу и нить в 1-е отверстие справа,
• затем снова пропустите иглу через 2-е отверстие справа,
• затем введите иглу в 3-е отверстие справа,
• а затем перейдите к самому левому отверстию,
• вернуться к 3-й лунке,
• затем перейдите к задней части и сделайте узел.

При формировании узла следите за тем, чтобы нить не провисала ни в одной точке. Она должна прочно и аккуратно удерживать боковины на месте.

В пять

Этот метод используется редко. Обычно руководители довольствуются 3-4 отверстиями. Если максимальное количество отверстий равно 5, значит, документ, о котором идет речь, является чрезвычайно ответственным и важным. Например, таким образом обрабатываются некоторые уведомления, направляемые в налоговые органы.

Требования к оформлению прошитых документов

Не сшивайте, не склеивайте и не прикрепляйте скобами. Они не обеспечивают достаточной защиты: при таких способах крепления можно незаметно снять крепеж, вынуть пластины, заменить их или вставить новые. Если аудитор, налоговая инспекция или другой контролирующий орган увидит такой сшитый документ, организация может столкнуться с различными проблемами — от отказа предоставить отчетность до ультиматума немедленно исправить все важные документы в деле.

Это важно: если вы сомневаетесь в своих силах или если вам нужно исправить большое количество документов, имеет смысл обратиться за профессиональной помощью. Такие услуги предлагают архивы и полиграфические компании. Однако из-за своей занятости они не всегда могут предоставить эту услугу немедленно. Они особенно заняты в период, когда необходимо представить счета-фактуры и сертификаты.

Количество отверстий играет не последнюю роль в этом вопросе. При определении необходимого количества следует учитывать важность работы. Самые простые документы должны иметь 2 стежка, а самые ценные — 5 стежков.

Расстояние между отверстиями также учитывается. Оптимальное расстояние между ними составляет 3 см. Чтобы выполнить это требование, принимается подготовительное решение: Места, где должны располагаться отверстия, размечаются заранее. Однако это не всегда помогает. Косые отверстия, например, часто возникают при подшивке очень толстых документов или журнала. При работе с ними следует использовать шило и быть очень осторожным. Используемую нить предпочтительно нанизывать на иголку — это облегчает правильное и точное вдевание.

Особое внимание следует уделить нумерации страниц. Наиболее важными моментами являются:

• Используются арабские цифры,
• числа в порядке возрастания,
• Размещение: правый верхний угол,
• Цифры не должны выходить за край страницы,
• Приложения также должны быть пронумерованы,
• тип нумерации для вложения: последовательная,
• Если вы прикладываете письмо, то вы должны написать отчет с конверта (на нем должен быть указан первый номер конверта),
• каждая страница письма должна быть пронумерована в том порядке, в котором она представлена,
• в случае, если дело представлено в нескольких томах, пронумеровать содержание каждого тома отдельно.

Кроме того, печать должна использоваться особым образом. Он должен быть размещен последним и таким образом, чтобы он одновременно находился на листе скрепки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, этот шаг можно пропустить.

Это важно: если документ затем помещается в конверт, нет необходимости ставить печать с подписью на обратной стороне конверта. Правильное место для этого — на обратной стороне последнего скрепленного листа.

При заполнении сшитого листа не обязательно быть плоским. Вся информация должна быть хорошо читаема. Сокращения также не допускаются. Кроме того, запись должна быть спроектирована таким образом, чтобы распространяться как на документ, так и на прямоугольник наклеенной бумаги.

Это важно: если сертификат выдается на основании доверенности, то номер и дата подписи обязательны.

Затем вставьте нить с обратной стороны бумаги в среднее отверстие и проведите ее в нижнее отверстие. Затем с обратной стороны пропустите нить через верхнее отверстие, снова через среднее отверстие, но уже с другой стороны. Свяжите концы вместе и закрепите их с помощью крепления (например, с помощью листа бумаги).

Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?

В настоящее время не существует стандартного формата, регулирующего сшивание документов. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо проверить, применяются ли соответствующие правила.

Вам потребуется получить информацию из различных источников:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Управление документацией и архивное дело» содержит методические указания, но детали самой процедуры не указаны.

Отраслевые нормативные акты включают инструкции Центрального банка, рекомендации Росархива (Указ № 76 от 23.12.2009), типовые инструкции по ведению учета, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.

Если поданные документы отправляются в налоговую инспекцию или архив, это упрощается, так как эти организации имеют свои собственные правила. В других случаях приходится следовать различным рекомендациям, что усложняет процесс.

Подшивка документов для Федеральной налоговой службы

Чтобы понять, как сшивать документы, возьмем в качестве примера нормативные акты налогового органа. Требования изложены в Приказе № МББ-7-6/25 от 25.01.2012 в разделе «Общие требования к оформлению представленных документов».

Помимо соблюдения основных требований, необходимо также соблюдать дополнительные требования:

Не более 150 страниц в одной подаче,

сертификация лицом, ответственным за канцелярскую работу,

документы без сшивания должны быть заверены постранично,

2-4 отверстия для скрепок.

Какие инструменты пригодятся?

Количество инструментов зависит от двух факторов: размера организации и количества листов в подшивке.

Как правило, организации используют следующий набор:

Шнур, тесьма или шпагат,

Если организация большая и может позволить себе профессиональное оборудование, приобретается швейная машина.

Швейная машина.

Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Он собирает большое количество листов для обложки на металлических или пластиковых пружинах.

При подаче тендерной документации часто используются термостеплеры, т.е. те же сшивающие механизмы, но закрепленные клеем. Эта форма предназначена для конвертов объемом 80-100 листов и более.

Также можно использовать переплетные машины, использующие традиционный метод — иголку и нитку. Подходит для официальных документов. В то время как пластиковые перья легко пришить, традиционный шов — нет.

Обычная пряжа не используется, так как она тонкая и хрупкая. Используется шпагат, лавсановые ленты и специальные нитки. В крайних случаях их можно заменить прочной нитью. Если используется хлопчатобумажная нить, ее складывают в несколько слоев.

Материалы часто маркируются «LSH». Например, лавсановая лента ЛШ-210, что означает, что это лавсановая швейная лента плотностью 210 текс. Он устойчив к кислотам, растворителям, легким щелочам, плесени, влаге и колебаниям температуры.

После сшивания нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов находится в картотеке, и его наличие служит заменой официальной печати.

Однако наклейка должна соответствовать определенным требованиям:

быть прямоугольной формы, размером 6×4 или 5×8 см,

быть достаточно большим, чтобы скрыть узел,

надпись «пронумерованные, сброшюрованные, проштампованные Х-листы»,

место для указания данных ответственного лица: имя, подпись, дата подписания,

Напечатайте так, чтобы он частично касался крышки.

Некоторые правила шитья

Когда все инструменты готовы, действуйте следующим образом

Положите бумаги вместе и сложите их правой стороной наружу,

расположите их по датам,

нумеруйте только листы, а не страницы,

разделить папку на тома с уникальной нумерацией, если она содержит более 250 листов,

инвентаризация не имеет номера,

Арабские цифры следует использовать в правом верхнем углу и на достаточном расстоянии от текста,

ошибка исправляется путем удаления номера и проставления рядом с ним правильного номера с подписью и датой исправления,

Алфавитная нумерация может быть использована, когда документ должен быть добавлен в файл после завершения основной нумерации,

Большие листы нумеруются в правом верхнем углу, затем складываются до формата А4 и сшиваются по левому краю,

чтобы распределить почту по конвертам, сначала пронумеруйте конверт, а затем его содержимое

вложения в конверты оформлены в виде отдельных томов, каждый из которых пронумерован отдельно

скобы и скрепки должны быть удалены

материалы аккуратно сложены, чтобы при хранении они не помялись, а конверт выглядел аккуратно и опрятно,

конверт готовится заранее — стандартный размер 229 × 324 мм.

Формат внутренней инвентаризации включен в Правила 2015 года (Приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которая может быть установлена автоматически в MS Word при создании документа (пример 1).

Инструменты и подготовительная работа

Для того чтобы сшить документы, необходимо определить толщину опор, чтобы можно было выбрать правильные типы инструментов.

Как правило, шов выполняется с использованием следующих элементов:

• Игла и шило.
• Игла и острие иглы.
• Нить или лента.
• Скрепочный пистолет.
• Ножницы.
• Клей.

После того как вы подготовите все необходимые инструменты:

1. Соедините все документы в правильном направлении и в правильном порядке.
2. Убедитесь, что на страницах нет скрепок. Они могут доставлять неудобства и не нужны для последующего хранения.
3. Складывайте листы аккуратно, иначе сшитая пачка будет выглядеть некрасиво, а область сдвинутых страниц будет закрыта. Для сшивания офисных документов используйте специальное выравнивающее устройство для тяжелых работ по подшивке.

Инструкция прошивки важных бумаг

К этой процедуре следует отнестись очень серьезно. Если скрепление плохое и слабое, страницы могут быть легко отделены, чего нельзя допускать, поскольку основная цель процесса — не добавление новой информации или потеря разделов.

Кроме того, все документы для представления в органы власти должны быть надлежащим образом переплетены, пронумерованы и скреплены печатью в соответствии с образцом фотографии, в противном случае листы не будут приняты.

Два прокола

Это самая простая процедура, и справиться с ней не составит труда. Отверстия просверливаются иглой или перфоратором. Их следует прокалывать с левой стороны на расстоянии около 1-2 см.

После того как 2 отверстия сделаны, их можно скрутить — для этого пропустите нитку через отверстие в бумаге несколько раз и завяжите узел на конце с обратной стороны. В правом верхнем углу каждого листа напишите номер.

Три прокола

Сначала отметьте положение отверстий. Если вам не нужно другое положение, они должны находиться посередине левого края страницы, равномерно на расстоянии 3-5 см друг от друга.

Чтобы прошить документы ниткой через три отверстия, необходимо пропустить иглу через среднее отверстие на спине, а затем вывести ее через верхнее отверстие на лицевой стороне. Протяните нить через нижнее отверстие к заднему, а затем спереди к среднему отверстию. Оставьте длину около 7 см и завяжите ее.

Четыре прокола

Если бумага слишком толстая, то для надежности ее нужно прошить в 4 отверстия. В этом случае лучше всего использовать шило или две иглы. Сначала отметьте иглой, где будут отверстия. Обычно расстояние между ними составляет около 3-5 см.

Далее порядок процесса сшивания документов нитками следующий:

1. Нить пропускается через одно из средних отверстий на спине и протягивается снизу через ближайшее, первое свободное отверстие на краю.
2. Затем нить снова пропускается через среднее отверстие и протягивается вверх через третье отверстие.
3. Затем игла вводится в наружное свободное отверстие и протягивается обратно через среднее зашитое отверстие.

Завяжите свободные концы и обрежьте их. Используйте клей и квадратный лист бумаги.

Это важно: если комплект документов состоит более чем из 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или степлер.

Заключение

Булавки и нитки для сшивания договоров и других документов используются в каждом офисе, потому что сшивание является самым проверенным и надежным методом скрепления важных документов.

Сшивание также необходимо для подачи заявлений в налоговые или пенсионные органы. Это связано с тем, что документы, скрепленные клеем и скрепками, не будут приняты. Это было бы нарушением правил для юридических лиц.

При управлении большим объемом информации необходимо ее систематизировать и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что листы не будут перезаписаны или потеряны.

В организации всегда должны быть помещения для хранения документов: Нитки, булавки и дыроколы. Эти продукты можно найти в интернет-магазине Ofismart.