Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция. Как прошивают документы нитками

В приказе ФНС России слово «истинный» не упоминается. В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, он также не содержит условий для наложения пломбы. Однако рекомендуется, чтобы эти элементы были внесены в знак сертификации на копии по ГОСТу.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Правильная подготовка документов — это кропотливый и сложный вопрос. Ведь почти каждая буква и партия в первую очередь определяет окончательный и соответствующий результат экзамена в учебном заведении.

Хотя сегодня в Интернете можно найти множество руководств по правильному заполнению, подготовке и структурированию документов, не всегда можно найти полное и подробное объяснение того, как сшивать их вместе. На наш взгляд, надлежащая подача документов так же важна, как и весь остальной процесс, по следующим причинам.

Во-первых, если документ не скреплен надлежащим образом, это, безусловно, является веской причиной для отказа в его приеме. Как видите, такой отказ — пустая трата времени, дополнительных усилий и финансовых затрат. Но даже это не самое опасное, что можно сделать в данной ситуации.

Во-вторых, плохое или небрежное сшивание документов вашей компании может быть использовано заинтересованными лицами во вред вам. Это означает, что важные документы могут быть расширены и разобраны, или листы, содержащие жизненно важную информацию, могут быть заменены. И доказать факт замены может быть очень сложно.

Нет необходимости задумываться о потенциально катастрофических последствиях, которые может иметь небрежное заполнение документов для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

Сегодня существует множество законов и правил, регулирующих не только порядок заполнения этих документов, но и способ их скрепления. К ним относятся:.

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Сшивание, один из заключительных этапов подготовки документов, рассматривается в свете вышеуказанных правил.

Основные принципы — принципы, используемые для сшивания всех типов документов — следующие

Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Все документы, состоящие из двух и более листов, должны быть скреплены.

Конечно, выполнение всех вышеперечисленных действий не может гарантировать вашей компании стопроцентное избавление от вышеперечисленных проблем. Однако такой тщательный подход к теме скрепок и целостности каждого документа, безусловно, минимизирует вероятность их появления.

Какие документы нужно сшивать и зачем?

Документы сшиваются, чтобы их нельзя было потерять или заменить. Документы также сшиваются из-за огромного объема документации, чтобы не путать их с профессиональной документацией.

Как правило, скреплению подлежат документы, которые были представлены, отправлены на проверку или имеют определенную ценность для владельца.

Важно: Сотрудники должны помнить, что скрепки должны быть чистыми и качественными. В противном случае, если документ будет расторгнут или утерян, вся ответственность ляжет на его плечи.

Основные регламенты

Поэтому не существует правил для сшивания документов. Единственными рекомендациями, утвержденными Росархивом, являются приказ N76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и бизнес-архивы». а также инструкции по документообороту, выпущенные Центральным банком России.

Отсутствие строгих стандартов по сшиванию документов затрудняет понимание предпринимателями самого процесса. Это связано с тем, что отдельные организации должны придерживаться своих собственных правил.

• Классический метод — это использование иголки и нитки. Как правило, небольшое количество документов сшивается на два, три или пять отверстий. Нить сшивается и наклеивается сертификационная этикетка.
• Используйте отвертку и натяните канат. Подходит для крупногабаритных материалов.
• Дрель. Похож на традиционный метод, но с отверстиями вместо игл.
• Через переплетную машину. Этот тип скрепок используется только для печати.

• (разных размеров) Иглы, вязание крючком, пряжа, нитки или нити,.
• Обложки,.
• Сертификационные листы,.
• Ножницы и клей.
• Перфорация (если требуется).

Удалите все скрепки, пронумеруйте скрепки, сложите уровни и начните шить.

1. просверлите три отверстия в документе иглой (при необходимости шилом). Расстояние между отверстиями составляет примерно 3 см. Длина нити составляет 80 см.

Примечание: Рекомендуется использовать более толстую и прочную нить, так как обычная нить может быть слабой. При необходимости сложите нить 2 или 3 раза.

2. вставьте иглу вверх ногами в среднее отверстие.

3. немедленно просверлите иглу через верхнее отверстие.

4. просверлите нижнее отверстие на противоположной стороне после верхнего отверстия.

5. затем выйдите из нижнего отверстия и войдите в среднее отверстие. Если необходимо сшить множество чехлов, повторите процесс сшивания несколько раз, чтобы укрепить конверт.

6.Сделайте простой узел на другой стороне. Должно остаться примерно 8 дюймов кия.

7.Прикрепите к узлу лист сертификации с необходимыми данными. Размеры сертификационной наклейки обычно составляют 4 см x 6 см. Лист приклеивается к узлу и части нити.

8. печать и подпись.

ВАЖНО: При заверении сшитых документов с подписями и печатями расположите их так, чтобы часть их поместилась в наклейку и конверт для заверения. Это обеспечивает целостность и безопасность документа.

Если номер страницы неверен, он удаляется по вертикали, а исправление заверяется «Считаю исправленным», подписью и печатью. Пропущенные карты нумеруются буквой «а» (12, 12а, 13). В файле допускается не более пяти ошибок.

Общие правила

В настоящее время нет четких инструкций о том, как пополнить счет. Однако существуют общие правила.

1. Документы перевязываются швейной нитью, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются наиболее надежными. Если напильник выпадет, нить не порвется.
2. Шов всегда тянется вдоль левой стороны.
3. Отверстия должны быть симметричными и располагаться на расстоянии 1,5-2 см от края.
4. Если документ состоит из нескольких сшивок, то для нумерации используется только один номер, а в описи отмечается количество сшитых листов. Например, «Страница 10, карта сшита на 3 листах».
5. Опись также создается при подшивке многих документов (например, квитанций) на одном листе. Затем она описывается как «Страница 5 с пятью страницами чеков, сложенными на ней».
6. Вставки, приклеенные только к одному углу, нумеруются как отдельные страницы.
7. К конверту должно быть приложено письмо. Письма удаляются из папки. Письма нумеруются сначала на конверте, затем на письме.
8. Прилагаемые листы подготавливаются для отправки в архив, также заполняются лист описи и лист авторизации.
9. Тома могут включать до 150-250 листов.

Скрепленная документация не регулируется нормативными актами. Однако есть отдельные инструкции, как это сделать. К ним относятся следующие. ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23 декабря 2009 года, Правила делопроизводства при сшивании документов, разработанные Центральным банком России и другими службами.

Как можно прошить документы – способы

Методы скрепления зависят от места подачи материала. Организации, требующие представления документов по форме сложения, обычно предоставляют подробные инструкции о том, как их подавать. Некоторые разрешают использовать скрепки и папки. Другие принимают документы только в том случае, если они сложены с определенным количеством отверстий и обложка целая.

Рекомендуется продвигать пакеты документов, исходя из конкретных требований органа власти, в который они направляются.

Некоторые документы, например, журналы учета заданий и конверты с файлами, должны быть переплетены в твердую обложку. Она проколота сзади (переплет). После сшивания конец нитки запечатывает маленький кусочек бумаги внутри крышки.

Многолистовые документы обычно сшиваются в два или три отверстия. Для безопасности большие файлы следует скреплять четырьмя или пятью проколами.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Наиболее распространенным методом сшивания документов является использование трех отверстий. Схема очень проста, а процесс занимает минимум времени. Пошаговая процедура:.

1. Получите пронумерованную стопку документов.
2. 15 см от левого верхнего угла и 1,5 см вниз от края листа.
3. Сделайте первое отверстие.
4. Поднимитесь на 3-5 см и просверлите второе отверстие.
5. Опуститесь на 3-5 см от первого отверстия и сделайте третье отверстие.
6. Введите иглу с нитью длиной 50-70 см с изнанки в центральное отверстие.
7. Введите иглу с нитью в третье отверстие, затем в первое и снова в центральное.
8. В результате два конца нити должны встретиться.
9. Выньте иглу и завяжите узел как можно ближе к бумаге.
10. Обрежьте оставшуюся часть, оставив конец длиной 7 см.

Приложите схему для определения и уточнения документации в трех отверстиях.

Как зашить диплом в три дырки:.

Скрепленная документация не регулируется нормативными актами. Однако есть отдельные инструкции, как это сделать. К ним относятся следующие. ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23 декабря 2009 года, Правила делопроизводства при сшивании документов, разработанные Центральным банком России и другими службами.

Необходимые инструменты

Для сшивания документов требуются специальные канцелярские принадлежности (канцелярский клей, ножницы, игла, дырокол и нитки).

Существует несколько способов сшивания документа (в зависимости от толщины файла)

• Сшивание ниток. Можно использовать для сшивания небольших объемов листов. Используются уколы, иглы и шампуры. Нитки закрепляются наклейкой с утвержденной надписью.
• Использование переплетных машин. Эти типы оборудования используются на печатных машинах.
• Используются отвертки, тугие веревки и косы.

Прошивка документов

Прежде чем приступить к сопоставлению необходимых документов специалиста, их нужно подготовить. Для этого необходимо выполнить следующие действия

1. Скрепите и удалите скобы.
2. Отсортируйте листы по дате и поставьте номера на листах.
3. Подготовка обложки.
4. Проверьте нумерацию страниц и уложите документы в ровную стопку.

Документы можно сшивать несколькими способами (2, 3, 4). Рассмотрите каждый из этих вариантов подробно.

Сверление двух отверстий.

Для заклеивания бумаги с двумя отверстиями необходимы следующие инструменты: нить, перфоратор. Можно также использовать толстую иглу. Отверстия должны быть просверлены вдоль левого края. Расстояние от края составляет 1 см.

Сформируйте петлю между отверстиями через отверстия. Завяжите края в узел, сложите вместе и приклейте к обратной стороне листа с наклейкой (белая прямоугольная бумага, размер марки 8х5 см). Сделайте надпись на папке: ‘Paralysed and tied in ____ sheets’. Также следует указать инициалы руководителя, его фамилию, подпись и дату.

Три отверстия.

Подготовьте стопку бумаги точно так же, как и для двойного сверления (листы укладываются и выравниваются). Затем сделайте три отверстия по прямой линии. Проденьте иглу с большим ушком через отверстия в форме. Края должны оставаться на обратной стороне документа. Они должны быть завязаны узлами, разрезаны бумажным штампом и застрахованы.

4 Ручки.

Как всегда, подготовка документов предшествует процессу перфорации. В сложенных стопкой листьях пробиваются четыре отверстия. Они должны находиться на расстоянии 1,5-2 см друг от друга.

Нитки вставляются в третье отверстие сзади и загоняются в четвертое отверстие спереди. Затем нить снова продевается в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую сторону листа и продевается во второе отверстие. Нить выводится из задней части второго отверстия и вводится в первое отверстие на передней части листа. Затем он проходит от второго отверстия к задней стороне документа. Концы нити завязываются в узел и запечатываются.